N2Hub: cała praca zespołu w jednym miejscu

Na początku korzystaliśmy z popularnych aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami. Każda wspierała inny aspekt zarządzania, dlatego praca musiała być rozbita na różne narzędzia, tworząc tym samym niepotrzebny chaos. Zadania, kalendarze i plany publikacji prowadziliśmy osobno, a urlopy zgłaszaliśmy przez wewnętrzny komunikator. Sprawdzenie dostępności jednej osoby lub postępu projektu wymagało zebrania informacji z kilku miejsc.

Najważniejszą potrzebą był czytelny widok pracy rozłożonej na osi tygodnia. Dostawca używanej przez nas aplikacji zapowiedział tę funkcję dwa lata wcześniej, ale do momentu rozpoczęcia projektu nadal jej nie udostępnił. Zdecydowaliśmy się zbudować rozwiązanie dopasowane do naszego zespołu.

Podstawowa wersja tej funkcji w N2Hub powstała w ciągu jednego dnia. Przez kolejne tygodnie rozwijaliśmy ją na podstawie codziennej pracy zespołu. Sprawdzaliśmy, które elementy ułatwiają planowanie, i dopracowywaliśmy je wraz z użytkownikami.

Własny kod daje nam kontrolę nad kierunkiem i tempem rozwoju aplikacji. Nowe funkcje możemy wdrażać zgodnie z bieżącymi potrzebami, bez czekania na harmonogram aktualizacji zewnętrznego dostawcy.

N2Hub obejmuje 14 zakładek, z których każda odpowiada na konkretną potrzebę zespołu. W widoku „Panel” zebraliśmy zadania na dziś, obciążenie w bieżącym tygodniu, powiadomienia i zadania oczekujące na zaplanowanie. Dzięki temu dzień zaczynamy od wspólnego obrazu pracy i priorytetów.

Zadbaliśmy o możliwość wyboru sposobu prezentacji danych. „Kalendarz” pokazuje dzień, tydzień lub miesiąc, „Content plan” działa jako tablica albo rejestr, a „Oś czasu” porządkuje pracę według projektów lub osób. Zadania można przeglądać na liście lub tablicy ze statusami, czyli kanbanie. Każdy użytkownik wybiera układ odpowiedni do swojego zadania.

W jednej aplikacji połączyliśmy kontakty do klientów, projekty, zadania, spotkania i plany publikacji. Uzupełniają je obciążenie zespołu, sprawy pracownicze, czat i zgłoszenia. Informacje potrzebne do prowadzenia projektu i organizacji pracy są dostępne w tym samym środowisku.

Planowanie oparliśmy na czasie potrzebnym do wykonania zadania. W widoku „Kalendarz” użytkownik przeciąga zadanie z zakładki „Zasobnik” na wybrany dzień i godzinę. Aplikacja pilnuje, aby bloki pracy jednej osoby nie nakładały się na siebie, i ostrzega, gdy plan przekracza jej dzienną dostępność.

Zakładka „Obciążenie” pokazuje zaplanowane godziny każdej osoby w poszczególnych dniach tygodnia oraz czas, który pozostaje wolny. Wystarczy jedno spojrzenie, aby ocenić dostępność zespołu i ustalić, kto może przejąć nowe, pilne tematy.

Każdy projekt przypisaliśmy do klienta, działów, planowanego nakładu godzin i kamieni milowych. Przy zadaniach widać, czy zaplanowano już całość pracy, jej część, czy więcej godzin, niż przewidywał plan. Ułatwia to bieżącą kontrolę planu i wychwycenie zadań wymagających dodatkowej uwagi.

Tablica ze statusami pomaga śledzić postęp zadań, a „Oś czasu” pokazuje projekty w perspektywie tygodni i miesięcy. Powtarzalne działania, takie jak stałe spotkania, tworzy się raz w formie cyklu, a aplikacja pozwala na proste zarządzanie zarówno całą serią, jak i pojedynczym spotkaniem. Dzięki temu zespół może planować kolejne etapy projektu i pamiętać o stałych obowiązkach w jednym miejscu.

Pracując nad komunikacją marek, potrzebowaliśmy także wspólnego miejsca do zarządzania publikacjami. Wcześniej plany treści klientów powstawały w osobnych arkuszach. W zakładce „Content plan” każda marka ma własny kalendarz, a każdy post zawiera platformę, format, status, treść, grafikę i osobę odpowiedzialną.

Klient ma bezpośredni dostęp do swojego planu i widzi publikacje oraz ich statusy w tym samym miejscu, w którym pracuje zespół. Czas na przygotowanie materiałów planujemy w tej samej aplikacji. W ten sposób połączyliśmy harmonogram komunikacji z rzeczywistą dostępnością osób, które ją tworzą.

W aplikacji można zgłosić urlop lub inną nieobecność, na przykład delegację czy zwolnienie chorobowe. Informacja jest od razu widoczna w zakładkach „Kalendarz” i „Obciążenie”. Osoby planujące zadania mogą uwzględnić ją przy rozdzielaniu pracy.

Rejestrowany czas pracy zestawiliśmy z harmonogramem. Widok dnia pozwala porównać zaplanowane zadania z faktycznie wykonaną pracą. Aplikację uzupełniają struktura zespołu, wewnętrzny czat i import Kalendarza Google. Dodaliśmy też zamawianie obiadów z cateringu Błogości, dla której stworzyliśmy BłogoDASH. To kolejna funkcja wynikająca bezpośrednio z codziennych potrzeb zespołu.

Prace nad N2Hub rozpoczęliśmy w lipcu 2026 roku. W pierwszym tygodniu wprowadziliśmy ponad 100 zapisów zmian w kodzie, czyli commitów. Powstały wtedy: panel, projekty, kalendarz z blokami godzinowymi i zasobnik zadań. Od pierwszych dni aplikacja działała w chmurze, a dane synchronizowały się na bieżąco u wszystkich użytkowników.

Po dwóch tygodniach rozpoczęliśmy pilotaż. Zespół korzystał z N2Hub w codziennej pracy, a brakujące funkcje, błędy i pomysły zapisywał w zakładce „Zgłoszenia”. Te informacje wyznaczyły kierunek blisko 500 kolejnych zapisów zmian w kodzie. W następnych etapach dodaliśmy „Content plan”, czat, integrację z Kalendarzem Google i moduł spraw pracowniczych.

Kolejne aktualizacje opisujemy w aplikacji językiem zrozumiałym dla zespołu. Każda zmiana przechodzi automatyczne testy przed udostępnieniem użytkownikom. Nowoczesne narzędzia i automatyzacja procesów pozwalają utrzymać nam rytm rozwoju i na bieżąco odpowiadać na zgłaszane potrzeby.

N2Hub powstał z myślą o codziennych potrzebach naszego zespołu. Dziś łączy planowanie pracy, obsługę projektów i organizację spraw pracowniczych w jednej aplikacji. Rozwijamy go wraz z agencją, dodając funkcje tam, gdzie pojawiają się nowe możliwości.

Tak samo podchodzimy do tworzenia oprogramowania dla klientów. Zaczynamy od poznania procesów firmy i wyzwań, z którymi mierzy się jej zespół. Następnie przekładamy je na rozwiązania, które porządkują pracę i wspierają dalszy rozwój biznesu.