BłogoDASH: cała firma na jednym ekranie

Błogość korzystała z gotowego systemu dla firm cateringowych, który początkowo odpowiadał na jej potrzeby. Z czasem rozwój firmy ujawnił jednak jego ograniczenia. Błędy i brak możliwości dopasowania funkcji do nowych procesów sprawiały, że kolejne zadania trzeba było obsługiwać osobno z pomocą innych narzędzi. Punktem wyjścia było więc uporządkowanie rozproszonych informacji i stworzenie rozwiązania dopasowanego do rzeczywistego sposobu pracy Błogości.

Projektowanie rozpoczęliśmy od poznania codziennego rytmu firmy. Prześledziliśmy pracę kuchni, poranne pakowanie, przebieg tras i rozliczenia po powrocie kierowców. Na tej podstawie zbudowaliśmy strukturę panelu i dopasowaliśmy dostęp do zadań poszczególnych osób. Kuchnia korzysta z dań, przepisów i zleceń produkcyjnych, logistyka zarządza boxami, trasami i kierowcami, a kierownictwo ma wgląd w całość.

BłogoDASH połączyliśmy z BłogoSELL, aplikacją wykorzystywaną przez kierowców podczas sprzedaży w trasie. Transakcje, położenie GPS kierowcy oraz liczba niesprzedanych produktów trafiają do panelu automatycznie, bez ręcznego przepisywania. System rozwijaliśmy etapami. W dwa miesiące powstały 24 moduły, każdy odpowiadający na konkretny problem zgłoszony przez zespół Błogości.

Aby ułatwić planowanie dnia, stworzyliśmy wspólny punkt startowy dla administracji i kierownictwa. Raport dnia zbiera w jednym widoku wczorajszą sprzedaż, skład osobowy, stan lodówek, wyniki skautingu i realizację celów kierowców. Zestawienie stało się podstawą porannych briefingów, zastępując ręczne łączenie informacji z kilku arkuszy.

Zadbaliśmy także o czytelność danych. Każda suma i procent mają objaśnienie sposobu wyliczenia dostępne w dymku. Dzięki temu zespół może skupić się na wnioskach i kolejnych działaniach, korzystając ze wspólnego punktu odniesienia.

W zakładce Kierowcy połączyliśmy dane potrzebne do oceny sprzedaży i przebiegu tras. Przychód względem celu, liczba transakcji i średnia wartość koszyka są widoczne obok przebytych przez kierowcę kilometrów oraz planu trasy z Google Maps. Takie zestawienie pozwala szybko zauważyć odchylenia od planu i sprawdzić koszt każdego przejechanego kilometra.

Wprowadziliśmy też wskaźniki, z których firma wcześniej nie korzystała. Sell-through pokazuje, jaka część wartości produktów z boxa została sprzedana, z uwzględnieniem rabatów. Zestawienie sprzedaży poszczególnych produktów u każdego kierowcy pomaga dopasować zawartość boxów do wyników konkretnych tras.

Sprawne planowanie produkcji wymagało uporządkowanej bazy dań. W danych przeniesionych ze starego systemu brakowało części cen i wartości odżywczych, a niektóre gramatury były niezgodne z rzeczywistym przepisem. Wspólnie z dietetykiem uzupełniliśmy bazę. Wartości odżywcze około 400 składników zweryfikowaliśmy z tabelami Instytutu Żywności i Żywienia. Umożliwiliśmy też personalizację wskaźników obróbki mechanicznej oraz termicznej (WOM i WOT) na poziomie składnika, przepisu i dania.

Food cost każdego dania aktualizuje się na podstawie najkorzystniejszej bieżącej oferty dostawcy, a system sygnalizuje brakujące ceny. Z planu produkcji powstają karty pracy dla kucharzy i pakowni oraz etykiety z wartościami odżywczymi, datą „spożyć do” i kodem kreskowym skanowanym przy sprzedaży. W ten sposób połączyliśmy przygotowanie dania z jego obsługą w trasie.

Przygotowanie zamówień do hurtowni wymagało sprawdzania stanów magazynowych, przeliczania planu produkcji i porównywania cen. Według szacunku zajmowało to około 8 godzin tygodniowo. Zautomatyzowaliśmy ten proces, łącząc zapotrzebowanie kuchni z aktualnym stanem magazynu. Na tej podstawie system tworzy listę brakujących produktów.

Panel porównuje oferty dostawców i przedstawia trzy warianty zakupu: całość u jednego dostawcy, całość u drugiego lub podział zamówienia między nich. Przy każdym wariancie pokazuje koszt i proponuje najbardziej korzystne warianty. Pracownik otrzymuje gotową propozycję do zatwierdzenia, co skraca pracę nad zamówieniem i ułatwia kontrolę wydatków.

Kolejnym obszarem było wsparcie rozwoju sieci sprzedaży. W module Prospecting zbudowaliśmy mapę kilku tysięcy potencjalnych punktów, z wykorzystaniem Google oraz OpenStreetMap. Każdy punkt ma szacowany dzienny utarg wyliczany na podstawie wyników podobnych lokalizacji. Podział na sektory logistyczne wokół bazy pomaga ocenić, gdzie można rozbudować istniejącą trasę, a gdzie potrzebna byłaby nowa.

Wybrane lokalizacje trafiają do aplikacji kierowców jako lista wizyt skautingowych. Po spotkaniu kierowca zapisuje wynik: pozyskany, odmowa lub „wróć później”. Panel prospectingu i skautingu pozwolił na znaczny wzrost sprzedaży. Od uruchomienia systemu liczba punktów sprzedaży wzrosła o 122%.

Zasady premii sprzedażowej funkcjonowały wcześniej w papierowym regulaminie. Przenieśliśmy je do systemu, aby zarówno kierownictwo, jak i kierowcy mogli na bieżąco śledzić realizację celów. W panelu wyniki są widoczne tydzień po tygodniu, a w aplikacji kierowca sprawdza swój wynik względem wyznaczonego celu, mając wgląd w swoje osiągnięcia względem progu premiowego.

W obu widokach zastosowaliśmy te same progi kolorystyczne: poniżej 80 procent, od 80 do 99 i od 100. Spójny sposób prezentacji pomaga szybciej ustalić, ile pozostaje do osiągnięcia celu.

BłogoDASH rozwijaliśmy razem z Błogością. Kolejne moduły powstawały w kilka dni od zgłoszenia potrzeby, a zakres systemu stopniowo obejmował następne obszary pracy, od komunikacji z kierowcami po historię zmian na kartach dań. Nowoczesne narzędzia i automatyzacja procesów pozwoliły nam utrzymać ten rytm rozwoju. Efektem jest wspólne środowisko pracy, które porządkuje codzienne zadania i dostarcza danych potrzebnych do kolejnych decyzji biznesowych.